Πολιτική κατά της Δωροδοκίας

Σκοπός

Η ακεραιότητα των υπαλλήλων μας, καθώς και των συνεργατών μας, είναι σημαντική για την επιτυχία μας. Οι επιπτώσεις της δωροδοκίας είναι ευρέως διαδεδομένες. Είναι επιβλαβείς τόσο για τις επιχειρήσεις όσο και για μεμονωμένα άτομα. Αυτή η δήλωση της πολιτικής μας συντάχθηκε με σκοπό να ενισχύσει τη δέσμευση της Διοίκησης για μηδενική ανοχή στη δωροδοκία, δημιουργώντας ένα πλαίσιο υποχρεώσεων και κατευθυντήριων γραμμών, προκειμένου να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο για την πρόληψη, αποτροπή και καταπολέμηση της δωροδοκίας.

 

Ειδικότερα, η Πολιτική αποσκοπεί σε:

  • συμμόρφωση με το ισχύον νομικό και κανονιστικό πλαίσιο για την καταπολέμηση της δωροδοκίας,
  • ικανοποίηση των απαιτήσεων του ISO 37001:2016 κατά την ανάπτυξη, εγκατάσταση και εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης μέσα από το οποίο επιδιώκεται να αναγνωρίζονται όλοι οι υφιστάμενοι και δυνητικοί κίνδυνοι και καθιερώνονται μέτρα για την εξάλειψη, μείωση ή τον έλεγχό τους,
  • συνεχή βελτίωση του Συστήματος Διαχείρισης,
  • κατανόηση του ορισμού της δωροδοκίας και των μορφών που τη συναντάμε,
  • ενθάρρυνση της εμπιστευτικής αναφοράς κάθε περιστατικού ή υποψίας περί δωροδοκίας μέσω συγκεκριμένων τρόπων επικοινωνίας,
  • επαγρύπνηση των εργαζομένων και συνεργατών για την αναγνώριση ενεργειών που συνδέονται με τη δωροδοκία και
  • προστασία των συμφερόντων της φήμης της εταιρείας.

 

Πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα πολιτική είναι δεσμευτική για τη Διοίκηση, τα διευθυντικά στελέχη, τους εργαζομένους και κάθε άλλο πρόσωπο το οποίο παρέχει υπηρεσίες προς την Εταιρεία ή εκ μέρους αυτής, χωρίς να προβλέπει καμία εξαίρεση ή απόκλιση.

 

Στις περιπτώσεις που συμμετέχουμε αλλά δεν έχουμε τον έλεγχο μιας σχέσης κοινοπραξίας, θα ενθαρρύνουμε τους συνεργάτες μας να πληρούν τις απαιτήσεις της Πολιτικής στην κοινοπραξία μας.

 

Ορισμός

Δωροδοκία είναι η πράξη της άμεσης ή  έμμεσης παροχής, προσφοράς, υπόσχεσης ή  έγκρισης παροχής οποιουδήποτε αντικειμένου  αξίας, συμπεριλαμβανομένου οποιουδήποτε  πλεονεκτήματος, σε κάποιο πρόσωπο προκειμένου ο  αποδέκτης ή κάποιο άλλο πρόσωπο να παροτρυνθεί  να εκτελέσει μια λειτουργία ή δραστηριότητα ή να ασκήσει διακριτική ευχέρεια με ανάρμοστο τρόπο.

 

Η δωροδοκία επιφέρει αστική και ποινική ευθύνη σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Ακόμη και η απόπειρα δωροδοκίας ή αποδοχής δωροδοκήματος είναι πράξη αξιόποινη κατά το νόμο. Επίσης το να αγνοεί κανείς πιθανές υποψίες δωροδοκίας και διαφθοράς μπορεί να οδηγήσει  στο να ευθύνεται η Εταιρεία αλλά και ο ίδιος προσωπικά.

Διακρίνεται σε ενεργητική και παθητική. Απαγορεύεται τόσο η παθητική όσο και η ενεργητική δωροδοκία, δηλαδή τιμωρείται τόσο το άτομο που προσφέρει το δωροδόκημα όσο και ο αποδέκτης του.

 

Μορφές Δωροδοκίας

Παραδείγματα ενεργειών που χρησιμοποιούνται στην δωροδοκία:

Ειδικές δαπάνες (μετρητά, ταξίδια, φιλοξενία, δώρα, παροχή υπηρεσιών ψυχαγωγίας κλπ):

Δώρα, φιλοξενία και ειδικά έξοδα, όπου εμπλέκονται γενικά τρίτα πρόσωπα, ενδέχεται να διαδραματίσουν σημαντικό ρόλο στη διαμόρφωση και αρωγή επιχειρηματικών σχέσεων. Δωρεές και ψυχαγωγία προς, από ή για πελάτες, προμηθευτές ή άλλους τρίτους πρέπει να:

  • είναι νόμιμα και κατάλληλα για το επίπεδο τόσο του ατόμου που τα προσφέρει, όσο και εκείνου που τα αποδέχεται,
  • είναι εύλογης αξίας που δεν αποτελεί κίνητρο,
  • δεν δίνεται σε ιδιαίτερο χρόνο επιρροής (π.χ. κατά τη διάρκεια διαπραγματεύσεων) και
  • καταγράφονται με ακρίβεια σύμφωνα με την αναφορά εξόδων της Εταιρείας και τις εσωτερικές λογιστικές απαιτήσεις.

Παραδείγματα τέτοιων αποδεκτών δώρων είναι αντικείμενα με το εμπορικό σήμα της εταιρείας. Παραδείγματα αποδεκτής ψυχαγωγίας είναι ένα περιστασιακό γεύμα ή η παρακολούθηση μιας εκδήλωσης.

Τα δώρα και η ψυχαγωγία, συμπεριλαμβανομένων τρίτων μερών, ΔΕΝ πρέπει να:

  • προσφέρονται ή γίνονται αποδεκτά ως ανταπόδοση για την λήψη ή παροχή οτιδήποτε ως αντάλλαγμα,
  • προσφέρονται ή γίνονται αποδεκτά για την εξασφάλιση πλεονεκτήματος ή ως δωροδοκία,
  • χρησιμοποιούνται για να επηρεάσουν, ή να δίνουν την εντύπωση ότι επηρεάζουν, την ικανότητά σας να ενεργείτε προς το συμφέρον της εταιρείας, όπως δώρα που προσφέρονται ή γίνονται αποδεκτά κατά την επιλογή ενός προμηθευτή,
  • ζητούνται από τους εργαζόμενους της εταιρείας,
  • είναι μετρητά ή ισοδύναμα μετρητών,
  • προσφέρονται ή γίνονται αποδεκτά από ένα μέλος οικογενείας ή
  • είναι υπερβολικά.

 

Προμήθειες / μίζες:

Οι μίζες είναι δωροδοκίες που παρέχονται από τον προμηθευτή στον αγοραστή και αντιστοιχούν σε ένα μέρος της αμοιβής σύμφωνα με το συμβόλαιο ανάθεσης. Καταβάλλονται αφού η σύμβαση έχει ήδη ανατεθεί στον πελάτη. Τέτοιες πληρωμές θα γίνονται αφού έχουν καταγραφεί με ακρίβεια σύμφωνα με την αναφορά εξόδων της Εταιρείας και τις εσωτερικές λογιστικές απαιτήσεις.

 

Πληρωμές διευκόλυνσης

Οι πληρωμές διευκόλυνσης είναι πληρωμές μικρής αξίας, που καταβάλλονται σε υπαλλήλους ή στελέχη, συνήθως χαμηλού ιεραρχικού βαθμού και εισοδήματος, για να διασφαλιστεί ή να επιταχυνθεί η εκτέλεση μιας καθιερωμένης διαδικασίας ή αναγκαίας δράσης την οποία δικαιούται ο πληρωτής.

Όλες οι πληρωμές για διευκόλυνση απαγορεύονται. Σε εξαιρετικές συνθήκες, όταν αυτή η καταβολή είναι προδήλως αναπόφευκτη, τέτοιες πληρωμές θα γίνονται αφού έχουν καταγραφεί με ακρίβεια σύμφωνα με την αναφορά εξόδων της Εταιρείας και τις εσωτερικές λογιστικές απαιτήσεις.

 

Δωρεές σε πολιτικά κόμματα και πολιτικούς αξιωματούχους, φιλανθρωπικές δωρεές και χορηγίες:

Όταν η εταιρεία παρέχει μια δωρεά προς τρίτους, θα πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στην ταυτότητα του πραγματικού επωφελούμενου από τη δωρεά. Στο πλαίσιο της εταιρικής κοινωνικής ευθύνης, η εταιρία μπορεί να  προχωρήσει σε χορηγία. Ωστόσο, σε όλες τις περιπτώσεις θα πρέπει να διασφαλίζεται ότι εισφορές και χορηγίες φιλανθρωπικού και κοινωνικού χαρακτήρα, θα προσφέρονται μόνο σε αναγνωρισμένους οργανισμούς και κατόπιν σχετικής έρευνας και αξιολόγησης, χωρίς να υπάρχει προσδοκία για την απόκτηση επιχειρηματικού πλεονεκτήματος ή άλλης προνομιακής μεταχείρισης σε αντάλλαγμα.

 

Σύγκρουση συμφερόντων

Οι επιχειρηματικοί εταίροι της εταιρίας πρέπει να γνωρίζουν ότι η συμπεριφορά των ατόμων που ενεργούν για λογαριασμό της κατευθύνεται στην εξυπηρέτηση των συμφερόντων της εταιρίας και όχι των προσωπικών τους συμφερόντων. Για τον λόγο αυτό η εταιρία επιδιώκει να αποτρέψει την παρουσία συγκρούσεων συμφερόντων.

 

Όταν κάποιος εργαζόμενο της εταιρίας αντιμετωπίζει μια ενδεχόμενη σύγκρουση συμφερόντων, θα πρέπει πάντα να συζητά γι’ αυτή με τον προϊστάμενό του και την Ομάδα Συμμόρφωσης πριν προβεί σε οποιαδήποτε άλλη διαδικασία. Επίσης, συμβαλλόμενα μέρη θα πρέπει να γνωστοποιούν γραπτώς στην Ομάδα Συμμόρφωσης κάθε πιθανό κίνδυνο  σύγκρουσης συμφερόντων. Η εταιρεία δεν προσλαμβάνει ούτε απασχολεί κάποιον δημόσιο λειτουργό, υπό οποιαδήποτε ιδιότητα, αν δεν έχει παρέλθει ένα εύλογο χρονικό διάστημα (2 ετών) από τη στιγμή, που ο δημόσιος λειτουργός αποχώρησε από  την υπηρεσία του, αν η σκοπούμενη δραστηριότητα ή  απασχόληση σχετίζεται άμεσα με τις υπηρεσίες, που παρείχε  ή επόπτευε κατά τη διάρκεια της θητείας του.

 

Τήρηση αρχείων

Η εταιρεία διατηρεί οικονομικά αρχεία και μητρώα και εφαρμόζει τους κατάλληλους εσωτερικούς ελέγχους, που αποδεικνύουν τον επιχειρηματικό λόγο για τον οποίο γίνεται κάθε πληρωμή σε τρίτους. Όλα τα έγγραφα και αρχεία που σχετίζονται με συναλλαγές με τρίτους πρέπει να συμπληρώνονται και να διατηρούνται με αυστηρή ακρίβεια και πληρότητα.

 

Κατάρτιση – Επικοινωνία

Η κατάρτιση για αυτήν την πολιτική πρέπει να αποτελεί μέρος της διαδικασίας αρχικής εκπαίδευσης για όλο το νέο Προσωπικό. Το Προσωπικό που μπορεί να είναι πιο πιθανό να εκτεθούν σε δωροδοκίες λόγω του ρόλου και της θέσης τους, θα λάβουν κατάλληλη κατάρτιση για το πώς να εφαρμόσουν και να συμμορφώνονται με την παρούσα Πολιτική.

 

Η προσέγγιση μηδενικής ανοχής έναντι της δωροδοκίας θα κοινοποιείται στους προμηθευτές, τους εργολάβους και τους επιχειρηματικούς εταίρους κατά την έναρξη της επιχειρηματικής σχέσης μαζί τους και στη συνέχεια όπως αρμόζει.

 

Έγερση ανησυχιών – Υποβολή αναφοράς

Σε κάθε περίπτωση που υπάρχει η οποιαδήποτε αμφιβολία για τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να διαχειριστείτε μία κατάσταση ή για το κατά πόσον μία ορισμένη συμπεριφορά μπορεί να είναι ανάρμοστη ή αντίθετη προς τη Πολιτική, πρέπει πάντοτε να ζητάτε καθοδήγηση αρμοδίως, προτού ενεργήσετε από την Ομάδα Συμμόρφωσης.

Το προσωπικό θα ενθαρρύνεται να αναφέρει ανησυχίες σχετικά με κάθε ζήτημα ή υποψία αδικήματος το νωρίτερο δυνατόν. Κανένας υπάλληλος δε θα υποστεί ζημία γιατί ήγειρε γνήσιες ανησυχίες αναφορικά με περιπτώσεις δωροδοκίας.

 

Οι αναφορές/καταγγελίες πραγματοποιούνται υπό την προϋπόθεση της ειλικρινούς και εύλογης πεποίθησης ότι έχει υπάρξει ή είναι πιθανό να υπάρξει γεγονός μη συμμόρφωσης με την παρούσα Πολιτική και πρέπει να γίνονται «καλή τη πίστη».

 

Οι αναφορές/καταγγελίες θα πρέπει να αναφέρονται στον Υπεύθυνο Συστήματος Διαχείρισης με έναν από τους παρακάτω τρόπους:

 

Η Εταιρία δεσμεύεται για προστασία της ανωνυμίας των ατόμων που υποβάλλουν τέτοιου είδους αναφορές και η εχεμύθεια των στοιχείων που αυτές συμπεριλαμβάνουν. Εναλλακτικά, εάν διστάζετε να μιλήσετε επώνυμα,  θα πρέπει ανώνυμα να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο Συστήματος Διαχείρισης μέσα από το ανώνυμο κανάλι επικοινωνίας που έχει καθορίσει η εταιρεία (κυτίο παραπόνων).

 

Αρμόδιος για την παροχή διευκρινίσεων ή συμβουλών σχετικά με θέματα που άπτονται της Πολιτικής κατά της Δωροδοκίας, είναι ο Υπεύθυνος Συστήματος Διαχείρισης και η Διοίκηση.

Κυρώσεις

Οποιοσδήποτε υπάλληλος παραβιάσει αυτήν την Πολιτική θα αντιμετωπίσει πειθαρχικές κυρώσεις, οι οποίες θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε απόλυση για ανάρμοστη συμπεριφορά, και μπορεί να αναφερθεί στις αρχές επιβολής του  νόμου, οι οποίες μπορούν να ξεκινήσουν ποινικές διαδικασίες εναντίον του.

 

Η εταιρεία δεν θα ανεχτεί επιζήμια μεταχείριση οποιουδήποτε είδους, ως αποτέλεσμα της άρνησης οποιουδήποτε μέλους του Προσωπικού να εμπλακεί σε δωροδοκία ή επειδή αυτός ή αυτή αναφέρει με καλή πίστη τις υποψίες του/της για μια πραγματική ή ενδεχόμενη δωροδοκία ή ένα άλλο αδίκημα διαφθοράς που έχει λάβει χώρα ή μπορεί να λάβει χώρα στο μέλλον. Οποιοδήποτε μέλος του Προσωπικού διαπιστωθεί ότι έχει προκαλέσει αντίποινα κατά ενός άλλου Εργαζόμενου λόγω άρνησης του τελευταίου να εμπλακεί σε δωροδοκία ή γιατί αυτός ή αυτή ανέφερε με καλή πίστη τις υποψίες του/της για μια πραγματική ή ενδεχόμενη δωροδοκία που έχει λάβει χώρα ή μπορεί να λάβει χώρα στο μέλλον, θα υποστεί τις κατάλληλες πειθαρχικές κυρώσεις που συμπεριλαμβάνουν έως και τον τερματισμό της εργασιακής απασχόλησης.

 

Παρακολούθηση και ανασκόπηση

Ο Υπεύθυνος Συστήματος Διαχείρισης έχει την ευθύνη της συντήρησης της πολιτικής και παροχής υποστήριξης και συμβουλών κατά την υλοποίηση της.  Η πολιτική κατά της δωροδοκίας που έχει θεσπίσει και εφαρμόζει η εταιρεία, είναι δεσμευτική για κάθε εργαζόμενο και συνεργάτη.

 

Η πολιτική αυτή έχει εγκριθεί από τη Διοίκηση της εταιρείας, επικαιροποιείται κατάλληλα σε περιπτώσεις αλλαγών του πλαισίου λειτουργίας της εταιρείας και ανασκοπείται σε κάθε ανασκόπηση του Συστήματος Διαχείρισης.

 

ΣΤΕΡΓΙΟΣ ΔΑΚΟΥΡΑΣ – 01.01.2021